《本記事はアフェリエイト広告を利用してます》
なぜ仕組みは必要か
仕組み化とはルールやマニュアルのことであり、仕組みが無い会社では、デメリットばかり。
仕組み化出来ていないデメリットを紹介していく。
成長したい人が成長できない環境になる
例えば日本企業の多くは、残業すれば仕事をこなしていると感じ、評価は高い。
反対に、毎日定時で帰っている人は、仕事をしていないという感じがあり、評価は低い。
仕事には締切がある中、早く終わる人、遅く終わる人がいる。
締切内に仕事が終わったから定時。
締切内に仕事が終わらなかったから残業。
本来なら前者のほうが優秀だけれど、後者の方が評価される。
曖昧なルールのせいで、優秀な人が遅い人に仕事を合わせるといった行動をするかもしれない。
はっきりとルールを決めることで、頑張る人が頑張れる環境を整えることができる。
属人化が進んでしまう
属人化とは、特定の仕事をある担当者しか知らない状況。
もし担当者が何らかの理由で長期休暇した場合、属人化した組織では誰も作業を知らないので、仕事が進まないだろう。
そうなれば遅れが発生し、結果的に会社の損失につながる。
マニュアルがあることで、担当者がいなくなっても作業を進めることができ、遅延のリスクを回避することができる。
マニュアルどおりに仕事を進めれば、わからない状態からスタートするより、早く終わる。
だれでも仕事を引き継ぐことができる仕組みがチーム力を生み、強い組織になる。
人を責めてしまう。
何かしらのミスをした場合、
なぜやらなかった？
なぜ確認しなかった？
どうして考えなかった？
と上司が部下に対して、責める。
責められた部下はモチベーションが下がり、心理的安全性が低くなってしまう。
最終的には退職するなど、あとあと問題が発生。
人材確保が困難な日本では、退職者を出すことは致命的である。
責めた問題としては「なぜ」の部分で、人の記憶に頼ってやる作業と、マニュアルどおりに進める作業では、ミスの原因が異なる。
人の記憶は忘れやすいため、人に依存した作業でのミスはその人が原因となる。
しかし、マニュアルどおりに作業をしたミスはマニュアルが原因になる。
仕組みがあれば、間違ったベクトルはマニュアルに向く。
間違った部分は更新して、ミスのないマニュアルを作ればいい。
仕組みがあることで人間関係を円滑にでき、問題が起きないようにできている。
マニュアルどおりに進めることはいいことなのか？
マニュアルどおりに仕事をすることは、上から言われたことをただやっているだけのような感じがするかもしれない。
しかし、それがとても大事で、我流で仕事をするとミスが起きる。
ミスが起きれば周りに迷惑を掛け、結果的に自分の評価が下がってしまう。
マニュアルは問題が発生しないように、誰でも理解でき確実に進められるような作りになっているものが多い。
先駆者たちの苦労の結晶である。
わたしの職場にもさまざまなルールやマニュアルがある。
マニュアルがあることで、誰でも同じように教育、指導ができる。
ルールがあることで情報共有ができ、人によるバラツキを抑制できる。
仕組み化の大切なこと
仕組みを作る上で大切なのは、具体的に明文化すること。
曖昧な仕組みだと問題が起きる。
例えば、【整理整頓をしよう】のルール
机の上には物が多いがキレイに置かれている。
しかし、人によっては机の上に物が置いてあること自体が、整理整頓できていないと思う人もいるだろう。
【帰宅した机の上には物を置かない】
と具体的に明文化することで誰もが同じ状態になる。
トライアンドエラーしながら、根気よく続けよう。
また、ルールを守らせる。
【帰宅した机の上には物を置かない】ルールが、ある日を境に机の上に物が置いてある。ルールは作ったけれど、誰も守ってくれない。
これだと仕組みを作った意味がない。
ルールを守らない原因は、知らなかった、意味がない、指摘されない。
対処方法はルールを周知し、ルールの意味を説明し、ルール違反には指摘する。
机の上に物を置かない理由として、過去に盗まれた経験から盗まれないようにするためなど、ルールには必ず意味がある。
管理者は責任を持って対処しよう。
働く意味を見つける本
- 著者：安藤 広大 (あんどう こうだい）
- 価格：1,760円
- 発売日：2023年5月31日
- 出版社：ダイヤモンド社
- ページ数：320P
記事内容は本から学んだことであり、本を読むことで大切なことが学べる。
仕組みの重要性を学び、仕組み化で組織を成長させよう！
本を読むなら電子書籍がおすすめ
わたしは電子書籍を利用して読書をすることが多い。
電子書籍を勧める理由は
・スマホがあればどこでも読める。
・書店で買うより安い。
・本を置くスペースがいらない。
U-NEXTを利用することで、動画以外にも電子書籍が読める。
ポイント不足分を購入すると、決済分の40%が32日後にポイント還元。
1,760円が704ポイント還元され、実質1,056円。
還元されたポイントは、気になる書籍を購入して有効活用しよう。
アニメや映画、書籍を読む人にとってコスパよく、オススメ！
